理事会報告
第６回理事会
期日：平成30年２月1０日（土）会場：熊谷市市民活動支援センター
時間：午後13：30～16：00
■出席者
| 出欠 | 三役 | 出欠 | 班理事 | |||
| ○ | 会長 | 4-51 | 統括 | ○ | 1-01 | 広報 |
| 欠 | 副会長 | 6-76 | 総務 | ○ | 1-02 | 企画 |
| ○ | 副会長 | 10-121 | 企画 | 欠 | 2-18 | 企画 |
| ○ | 副会長 | 7-91 | 広報 | 欠 | 3-27 | 広報 |
| ○ | 会計 | 5-56 | 総務 | ○ | 9-113 | 企画 |
| ○ | 会計 | 7-88 | 総務 | |||
＜配布資料＞
１）新旧理事共通資料
①第6回H29年度36期校友会理事会次第
②平成30年度総会に向けてｽｹｼﾞｭｰﾙと分担について
③【参考】平成30年度校友会運営基盤整備について
④第5回理事会議事録
⑤総会案内状見本
⑥H30年度定期総会次第見本
２）現理事資料
①平成29年度校友会事業報告
３）次年度理事候補資料
①H30年度役員理事一覧表
②H30年度会員名簿
③H30年度用議案見本(事業計画・予算・花ボラ)
④校友会年度別役員名簿
⑤校友会規約・細則
⑥役員所掌事務
※配布資料①理事会議題レジメに基づき進行
【新旧合同会議】
１．会長挨拶
本来は2月2日開催でしたが雪予報の為、安全考慮から本日に延期しました。
にもかかわらず多くの方が出席下さりありがとうございます。今回から総会に向けて新旧合同理事会が続きますが、新旧理事の皆様のご協力を宜しくお願い致します。
２．総会に向けて新旧理事会スケジュールの説明
１）スケジュールについて ～ 資料に基づき説明 ⇒ 理解を得る。
２）総会タイムスケジュールについて ～ [案１]と[案２]を提案
結果[案２]で合意⇒個々の昼食時間が摂れるよう考慮し、集合時間を１３時とするのが適切。
３．総会案内状(往復はがき)の内容説明
１）委任状・住所氏名欄のレイアウトを変えて、記入枠を広めに ⇒ 修正可能（担当：酒井)
２）「および」と「及び」の文言 ⇒ 「および」に統一する。
３）宛住所は、H２９年度総会出欠返信はがきに記入の会員住所を基に記載します。
４）案内状送付対象者：H２９年度会員５７名 ⇒ ２月１６日以降郵送予定（担当：酒井）
４．次年度以降の熊連協派遣員選出について説明
１）熊連協会計と監事：任期各２年（４年間) ⇒ 輪番制で選出を要する。
【現理事会議】
１．事務費集計 ⇒ 理事より立替請求あり ⇒ 次回、支払いする。
新年会会計報告：景品代＋手品謝礼＝９，０７４円を事業費から支出しました。
２．第１号議案の事業実績内容確認
一部文言の訂正が指摘されたが、日程等の間違いはなかった。
３．総会の役割分担
１）会場設定関係
① 現理事担当：受付（青木・岩田） ・ 会場準備（残りの理事にて)
② 理事担当：会費集金・欠席者への総会資料送付 （具体的担当者は未定)
※ 出席者への茶菓子の準備について ⇒ 担当：総務部
総会費予算にて準備 ⇒ 当日受取で発注し、3/16～3/22までに領収書発行してもらう。
(3/16出席数確定報告および3/23会計監査を踏まえ)
※ 合唱「四季の歌」・「今日の日はさようなら」の収録について
収録担当：長沼 ⇒ 収録困難の場合、H29年度時にお借りした7班中島様へ確認する。
２）総会次第
① 総合司会：高澤
② 開会の言葉：田中
③ H29年度事業報告：持田
④ H29年度決算報告：斎藤
⑤ H29年度監査報告：荒岡
⑥ 役員改選：酒井
⑦ 閉会の言葉：青木
⑧ 規約改正(案)：高澤 ⇒ 議案として必要な場合
※ 議長交代後の役割分担は、H30年度役員未定の為、後日決める。
【H30年度理事候補会議】
※ 酒井会長より、役員選出および総会に向けて準備しなければならない資料の概要説明をした。
※ 役員選出は次回実施 "⇒ 次年度会員減少見込みを踏まえ、役員選出前に理事候補者全員で今後の運
営方法を審議する必要が生じ、時間を費やした。
※審議内容は、後日村田氏から審議報告書を受け、以下に転記します。
《３６期３０年度理事（候補）審議事項》
１．自己紹介
２．３０年度校友会に向けた検討
１） 従来の校友会会員名簿からの区分け（班）から新たにグループ化していく。
① 班⇒会員を５グループにする。（参考案１・２） ※詳細は後日検討
② グループ化の対象は「花ボラ」および「理事選出」に使用する。
２）上記に伴い規約改正を提案する。
① 規約改正は原則従来規約を引き継ぎ、最小限とする。（たたき台有り）
② それに伴い役員所掌事務（規約第１２条細則）も一部変更する。 ※詳細は後日検討
３）３０年度理事の人数を考え組織を改正する。
① 従来の３部制⇒ ２部制へ
総務部（総務：会長兼任 会計１名） ２名 事業部（企画・広報 ４名）
理事６名の総力を挙げて事業を展開していく。
② 会報の発行は後日６名で審議する。
４） 企画事業は見直しを行う。 内容は後日審議する。
３．３０年度理事６名のうち、E-mailアドレス所有者は２名
情報を会員に伝える方法を次回検討する。
４．３０年度役員は次回決定する。次回は６名全員が出席する。
以上
