理事会報告
第9回理事会
期日:平成30年3月16日(金)会場:熊谷市市民活動支援センター
時間:午前9:30~11:40
■出席者
出欠 | 現三役 | 出欠 | 理事 | 出欠 | 次年度理事候補 | ||||
〇 | 会長 | 4-51 | 総括 | 〇 | 1-01 | 広報 | 〇 | 1.06 | - |
〇 | 副会長 | 6-76 | 総括 | 〇 | 1.02 | 企画 | 〇 | 1-07 | - |
〇 | 副会長 | 10-121 | 企画 | 〇 | 2-18 | 企画 | 〇 | 5-58 | - |
〇 | 副会長 | 7-91 | 広報 | 〇 | 3-27 | 広報 | 〇 | 6-72 | - |
〇 | 会計 | 5-56 | 総務 | 〇 | 9-113 | 広報 | 〇 | 9-105 | - |
〇 | 理事 | 3-27 | 理事 | 〇 | 10-119 | - |
<配布資料>
① 第8回理事会議事録
② H30年度会員名簿
③H30年度継続・退会・総会出席名簿
④ 第36期校友会年会費集金簿
⑤ 定期総会次第
⑥ H30年度予算(案)見本 ⑦ H29年度会計予算支出金の仕分け方
⑧ 定期総会会場準備リスト ⑨ 36期校友会規約・役員所掌事務
⑩ 規約改正たたき台資料
【新旧合同会議】 進行:酒井会長
※配布資料①~⑩について説明
1.前回合同理事会の議事録概要説明(おさらい)
2.H30年度会員数確定:41名
3.H30年度継続・退会・定期総会出席名簿の説明
当該資料は、総会当日受付で出欠簿として使用し、総会成立可否集計に活用する
4.H30年度36期校友会年会費集金簿
当該資料は、総会当日H30年度会計にて集金記録簿として活用する。
5.H30年度定期総会次第の説明者について
説明者欠席が2名いるが、代行者を決めておき、当日司会者にて説明者変更を告げることとし
た。
6.H29年度会計処理について 説明:高澤総務部長
会計締めの関係で、会計監査以降に発生した、総会資料印刷代・総会欠席者への後日資料送料代
をH30年度支出で処理をお願いし、H30年度理事了承。
7.定期総会会場準備について
準備作業は、H29年度理事にて実施します。(新理事のお手伝いは歓迎します)
8.規約改正(案)の事前審議
新会長候補の村田氏より、規約改正のたたき台資料が配付され、先ずは29年度にてその内容を
審議し、新理事へ訂正等指摘をした。その指摘事項を含めH30年度新理事にて検討審議した。
9.総会資料作成に当たり
1) 総会資料収集〆切 3月18日(日)
① H30年度新理事作成分の資料:村田氏がまとめて、酒井へメール送信
第4・5・6号議案の資料 花ボラ活動日程 グループ名簿(班名簿)
② H29年度決算報告資料:高澤氏がまとめて、酒井へメール送信
③ 酒井会長にて集約し、ページ付け等印刷できるよう編集する。
2) 総会資料の印刷 3月23日(金)
A3用紙に印刷しA4に折込して綴じる。(ホチキス持参願います)
総会資料・会報・他をA4封筒に入れる作業も3/23に実施。
10.新旧理事に分かれて打合せ実施
以上